คู่มือการใช้งาน People Outperform Index (POI)
สำหรับผู้ดูแลระบบ (Administrator)

1 ภาพรวมระบบ People Outperform Index (POI)

People Outperform Index (POI) โดย Hewitt Consulting เป็นระบบประเมินความพร้อมด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล (HR-maturity assessment) ขององค์กร ผ่านการตอบแบบสำรวจออนไลน์ โดยฝั่ง Admin ทำหน้าที่จัดการข้อมูลบริษัท คลังคำถาม แบบสำรวจ การส่งลิงก์ และติดตามผลการตอบกลับของแต่ละองค์กร

โครงสร้างเมนูหลักของระบบ Admin

• Dashboard — Reports (รายงานผลตอบแบบสำรวจ), Export (ส่งออกข้อมูล)
• Admin & Platform Setup — Company & Assessment Setup, Question Bank, Survey Management, Link Manager, Notifications
• Settings — Reset Password
• Logout — ออกจากระบบ

2 การเข้าสู่ระบบ (Login)

หน้า Sign in จะปรากฏขึ้นอัตโนมัติเมื่อเปิด URL ของระบบ หรือเมื่อ Session หมดอายุ/กด Logout

1. เปิดเบราว์เซอร์ไปที่ https://poi.ideazign.com/
2. Username : admin
   Password : 9Ar76U1lPm7EZB
3. กดปุ่ม Sign in
4. ระบบจะพาเข้าสู่หน้า Dashboard โดยอัตโนมัติเมื่อยืนยันตัวตนสำเร็จ

3 คำอธิบายเมนูระบบย่อยภายใน POI Admin

ตารางสรุปเมนูหลักที่ปรากฏบน Sidebar ด้านซ้ายของระบบ พร้อมหน้าที่การใช้งานของแต่ละเมนู

4 วิธีการใช้งานระบบผู้บริหารจัดการ (Admin Tools)

รายละเอียดขั้นตอนการใช้งานของแต่ละเมนูย่อย เรียงตามลำดับการทำงานจริง ตั้งแต่ดูรายงาน จัดการบริษัท ไปจนถึงส่งลิงก์แบบสำรวจ

(1) Dashboard – Reports

หน้า Survey Response Report แสดงภาพรวมอัตราการตอบกลับ จำนวนองค์กรที่ตอบครบ/รอตอบ และรายชื่อองค์กรพร้อมสถานะ

1. คลิกเมนู Dashboard › Reports จาก Sidebar
2. ใช้ตัวกรอง Survey / Company / Date range เพื่อจำกัดขอบเขตข้อมูลที่ต้องการดู
3. ดูสรุปตัวเลข: Response Rate, Orgs Completed, Orgs Pending, Submitted This Week
4. ดูรายละเอียดรายบริษัทในตาราง Organization Responses และกดแท็บ All / Completed / Pending / Not started เพื่อกรองสถานะ

(2) Dashboard – Export

ใช้สำหรับดาวน์โหลดข้อมูลดิบหรือรายงานสรุปออกจากระบบ

1. คลิกเมนู Dashboard › Export
2. เลือก Survey ที่ต้องการส่งออกข้อมูล
3. เลือกขอบเขตบริษัท: All companies หรือ Select specific
4. เลือกรูปแบบไฟล์: Excel (.xlsx) สำหรับข้อมูลดิบรายบริษัท หรือ PDF สำหรับรายงานสรุปอัตราการตอบกลับ
5. กด Export Excel ระบบจะสร้างไฟล์และแสดงในประวัติ Export History ด้านขวา พร้อมลิงก์ดาวน์โหลดที่มีอายุ 7 วัน

(3) Admin & Platform Setup – Company & Assessment Setup

จัดการรายชื่อบริษัท/องค์กรที่จะเข้าร่วมตอบแบบสำรวจ สามารถเพิ่มทีละรายการหรือนำเข้าเป็นชุดผ่านไฟล์ CSV

1. คลิกเมนู Admin & Platform Setup › Company & Assessment Setup จะเข้าสู่หน้า Manage Companies แสดงจำนวนบริษัททั้งหมด/Active/Inactive
2. ค้นหาบริษัทด้วยชื่อหรือรหัสบริษัทในช่องค้นหา หรือกรองด้วยแท็บ All / Active / Inactive

การเพิ่มบริษัทใหม่ (Add Company)

1. กดปุ่ม + Add Company มุมขวาบน
2. กรอก Company Code (ต้องไม่ซ้ำในระบบ), Status (Active/Inactive), Company Name และ Contact Email (อีเมลนี้จะใช้ส่งลิงก์แบบสำรวจและการแจ้งเตือน)
3. กด Create Company เพื่อบันทึก

การนำเข้าบริษัทจากไฟล์ CSV (Import Companies)

1. กดปุ่ม Import CSV ที่หน้า Manage Companies
2. กด Download template เพื่อดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่างที่มีคอลัมน์ company_code, company_name, email, status
3. กรอกข้อมูลบริษัทลงในไฟล์ตามรูปแบบ Template แล้วบันทึก
4. ลากไฟล์ .csv มาวางในกรอบ หรือคลิกเพื่อเลือกไฟล์ (ขนาดไม่เกิน 5 MB)
5. กด Import เพื่อนำเข้าบริษัททั้งหมดในไฟล์เข้าสู่ระบบพร้อมกัน

(4) Admin & Platform Setup – Question Bank

คลังคำถามประเมินทั้งหมด 125 ข้อ ในโหมด Read-only จัดกลุ่มตาม 8 หมวดหลัก เช่น Org, Strategy & Workforce, Culture & Employee Experience, EVP & Talent Acquisition ฯลฯ

1. คลิกเมนู Admin & Platform Setup › Question Bank
2. ใช้เมนู Browse ด้านซ้ายเพื่อดูคำถามตามหมวดหมู่ (Area) หรือใช้ตัวกรอง All areas / All practices / All maturity ด้านบน
3. ค้นหาคำถามด้วยรหัสข้อ (เช่น S1P01D01Q01G00) หรือคำในโจทย์คำถามผ่านช่องค้นหา
4. แต่ละคำถามจะแสดงระดับ Maturity (Basic / Developing / Healthy / Outperform) กำกับในแต่ละตัวเลือกคำตอบ

(5) Admin & Platform Setup – Survey Management

ใช้สร้างและจัดการแบบสำรวจ (Survey Round) แต่ละรอบ พร้อมกำหนดบริษัทที่เข้าร่วม

1. คลิกเมนู Admin & Platform Setup › Survey Management จะเห็นรายการแบบสำรวจทั้งหมดพร้อมสถานะ Draft / Active / Closed

การสร้างแบบสำรวจใหม่ (New Survey)

1. กดปุ่ม + New Survey ตั้งชื่อแบบสำรวจในช่อง Name Survey
2. ชุดคำถามจะดึงมาจาก Question Bank โดยอัตโนมัติ (คงที่ 125 ข้อ ไม่สามารถพิมพ์คำถามอิสระได้)
3. กำหนดวันเปิด-ปิดรับคำตอบในแผง Settings ด้านขวา (Opens / Closes)
4. ตั้งค่า Response configuration เช่น อนุญาตให้แก้ไขคำตอบหลังส่งหรือไม่
5. ปรับแต่ง Branding (สีหัวข้อ/พื้นหลัง) ที่จะแสดงในหน้าตอบแบบสำรวจ
6. เลือกบันทึกเป็น Save Draft, ดูตัวอย่างด้วย Preview หรือกด Publish เพื่อเผยแพร่

การกำหนดบริษัทที่เข้าร่วมแบบสำรวจ (Manage / View Companies)

1. จากรายการ All Surveys กดไอคอน 👁 (View) เพื่อจัดการรายชื่อบริษัทของแบบสำรวจนั้น
2. สถานะ Draft: กด Add / Remove เพื่อเลือกบริษัท การเปลี่ยนแปลงจะค้างเป็น Pending จนกว่าจะกด Save changes
3. สถานะ Active: รายการจะเปลี่ยนเป็น Read-only ไม่สามารถแก้ไขบริษัทที่เข้าร่วมได้ระหว่างแบบสำรวจเปิดใช้งาน
4. คอลัมน์ Activity protection จะเตือนหากบริษัทเริ่มตอบคำถามไปแล้วบางส่วน ก่อนที่ Admin จะนำออกจากรายการ

(6) Admin & Platform Setup – Link Manager

ใช้สร้างลิงก์แบบสำรวจเฉพาะของแต่ละบริษัท (Unique Link) และส่งอีเมลเชิญเข้าร่วมตอบแบบสำรวจผ่านระบบ Brevo

1. คลิกเมนู Admin & Platform Setup › Link Manager
2. เลือกแบบสำรวจที่ต้องการจากช่อง Selected Survey
3. ดูภาพรวมจำนวนลิงก์ที่ Generated / Sent / Completed ที่มุมขวาบน
4. กดปุ่ม Generate ในแถวของบริษัทเพื่อสร้างลิงก์เฉพาะ หรือกด Generate all เพื่อสร้างพร้อมกันทุกบริษัท
5. ใช้แท็บ All / Not Generated / Generated / Sent / Completed เพื่อกรองสถานะ
6. ค้นหาบริษัทด้วยชื่อ รหัส หรืออีเมล ผ่านช่องค้นหา

การส่งอีเมลเชิญตอบแบบสำรวจ (Send Invitation Email)

1. เลือกบริษัท (ติ๊กช่องหน้ารายชื่อ) แล้วกดไอคอนซองจดหมาย หรือกด Email all เพื่อส่งให้ทุกบริษัท
2. ตรวจสอบผู้รับ (Recipients) และหัวข้ออีเมล (Email subject) ที่ระบบตั้งค่าไว้เป็นค่าเริ่มต้น
3. แก้ไขเนื้อหาอีเมลได้โดยแทรกตัวแปร {{Link}}, {{Company}}, {{Period}}, {{Username}}, {{Password}} ผ่านปุ่มด้านบนกล่องข้อความ
4. กด Send Email เพื่อส่งผ่าน Brevo — สถานะบริษัทจะเปลี่ยนเป็น Sent พร้อมวันที่ส่งล่าสุด

(7) Admin & Platform Setup – Notifications

ตั้งค่าการแจ้งเตือนอีเมลอัตโนมัติของแต่ละแบบสำรวจ (ระบบแจ้งเตือนทางอีเมลเท่านั้น ไม่มีการแจ้งเตือนภายในระบบ)

1. คลิกเมนู Admin & Platform Setup › Notifications และเลือกแบบสำรวจที่ต้องการตั้งค่าจาก Selected Survey
2. Deadline Reminder — เปิด/ปิดการแจ้งเตือนก่อนปิดรับคำตอบ กำหนดจำนวนวันล่วงหน้า (เช่น 3 วันก่อนปิด) และเลือกว่าจะแจ้งเตือนบริษัทที่ยังไม่ส่งคำตอบพร้อมลิงก์ด้วยหรือไม่
3. New Response Alert — แจ้งเตือนเมื่อมีบริษัทส่งคำตอบใหม่ เลือกความถี่ได้ทั้งแบบ Instant (ทันที), Daily digest (สรุปรายวัน) หรือ Off (ปิดการแจ้งเตือน) และระบุอีเมลผู้รับ
4. ตรวจสอบประวัติการส่งอีเมลย้อนหลังได้ที่ตาราง Notification Log ด้านล่าง
5. กด Save changes ทุกครั้งหลังแก้ไขการตั้งค่า

(8) Settings – Reset Password

ใช้สำหรับเปลี่ยนรหัสผ่านของบัญชีผู้ดูแลระบบที่ล็อกอินอยู่

1. คลิกเมนู Settings › Reset Password จาก Sidebar ด้านล่าง
2. ตรวจสอบบัญชีที่ล็อกอินอยู่ในช่อง Signed-in account
3. กดปุ่ม Change password ระบบจะพาไปยังหน้าจัดการรหัสผ่านที่ปลอดภัยผ่าน Keycloak

5 ตัวอย่างอีเมลอัตโนมัติของระบบ

ระบบส่งอีเมลอัตโนมัติผ่าน Brevo จากผู้ส่ง POI Survey <no-reply@ideazign.com> โดยมี 2 ประเภทหลักดังนี้

อีเมลเชิญตอบแบบสำรวจ (Assessment Invitation)

ส่งจากเมนู Link Manager เมื่อ Admin กด Send Email ให้บริษัท — เนื้อหาระบุชื่อบริษัท ช่วงเวลาแบบสำรวจ Username และปุ่มลิงก์เฉพาะของบริษัทนั้น

อีเมลรหัสยืนยันตัวตน (Verification Code / OTP)

ส่งให้ผู้ตอบแบบสำรวจเมื่อกดลิงก์เข้าระบบ เพื่อใช้กรอกยืนยันตัวตนก่อนเริ่มตอบแบบสำรวจ รหัสมีอายุการใช้งาน 10 นาที

6 ภาพรวมขั้นตอนฝั่งผู้ตอบแบบสำรวจ (Respondent)

เพื่อให้ Admin เข้าใจประสบการณ์ของบริษัทที่ได้รับเชิญ ส่วนนี้สรุปขั้นตอนที่ผู้ตอบแบบสำรวจจะพบหลังได้รับอีเมลเชิญจาก Link Manager

(1) ยืนยันตัวตนด้วยรหัส OTP

1. ผู้ตอบกดปุ่ม Start assessment ในอีเมลเชิญ ระบบจะส่งรหัส OTP 6 หลักไปยังอีเมลที่ลงทะเบียนไว้
2. กรอกรหัส 6 หลักในหน้า Verify it's you แล้วกด Continue (สามารถขอรหัสใหม่ได้หลังนับถอยหลัง)

(2) หน้าสรุปความคืบหน้าแบบสำรวจ

แบบสำรวจแบ่งออกเป็น 8 หมวด (Sections) รวม 149 ข้อ ผู้ตอบสามารถทำแต่ละหมวดตามลำดับที่ต้องการ และติดตามความคืบหน้าโดยรวมได้จากหน้านี้

(3) การตอบคำถามในแต่ละหมวด

แต่ละหมวดจะแสดงคำถามทีละข้อพร้อมแถบความคืบหน้า (Section X of 8) ผู้ตอบเลือกคำตอบได้มากกว่า 1 ตัวเลือกตามที่ระบุในโจทย์ และสามารถกด Save draft หรือ Save & back เพื่อกลับไปหน้าหมวดหมู่ได้ตลอดเวลา

(4) บันทึกร่างและมอบหมายให้ทีมช่วยตอบ (Save Draft / Send link to team)

ผู้ตอบสามารถบันทึกคำตอบเป็นฉบับร่างได้ตลอดเวลา (ระบบบันทึกอัตโนมัติ) และสามารถส่งลิงก์เฉพาะหมวดให้เพื่อนร่วมทีมช่วยตอบแทนได้ โดยคำตอบจะรวมเข้ากับชุดคำตอบของบริษัทโดยอัตโนมัติ

1. จากหน้าสรุปความคืบหน้า กด Send link to team ในหมวดที่ต้องการมอบหมาย
2. กด Create link เพื่อสร้างลิงก์เฉพาะหมวดนั้น
3. คัดลอกลิงก์ด้วยไอคอน 📋 หรือกรอกอีเมลเพื่อนร่วมทีมแล้วกด Send เพื่อส่งผ่าน Brevo
4. สถานะการมอบหมาย (Delegations) จะแสดงว่าลิงก์ถูกสร้างแล้วและส่งอีเมลหรือยัง

7 การออกจากระบบ (Logout)

1. คลิกเมนู Logout ที่ด้านล่างสุดของ Sidebar (ไอคอนประตูออก 🚪)
2. ระบบจะยกเลิก Session ปัจจุบันและพากลับสู่หน้า Administrator sign in ทันที
3. หากต้องการกลับเข้าใช้งาน ให้ทำตามขั้นตอนใน หัวข้อที่ 2 การเข้าสู่ระบบ อีกครั้ง

8 คำถามที่พบบ่อย (FAQ)